Muốn có mã vạch cho sản phẩm để bán hàng? Đừng vội tạo mã!

Bạn đang kinh doanh sản phẩm mang thương hiệu riêng và muốn đưa hàng vào cửa hàng, siêu thị hoặc các kênh phân phối? Bạn muốn sản phẩm có mã vạch để thuận tiện cho việc thanh toán, quản lý kho và nhận diện hàng hóa?

Đây là nhu cầu rất phổ biến của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất và cửa hàng kinh doanh hiện nay.

Nhưng có một điều cần hiểu rõ: Tạo được hình ảnh mã vạch không đồng nghĩa với việc bạn đã có mã số sản phẩm hợp lệ để sử dụng trong thương mại.

Trước khi bắt đầu, hãy tìm hiểu những vấn đề dưới đây để tránh mất thời gian, chi phí và những rủi ro không đáng có.

1. Mã số và mã vạch có gì khác nhau?

Nhiều người thường gọi chung là mã vạch, nhưng thực tế có hai thành phần cần phân biệt:

Mã số: Dãy số được sử dụng để định danh sản phẩm, tổ chức hoặc địa điểm. Ví dụ: GTIN-13.
Mã vạch: Hình ảnh thể hiện mã số dưới dạng các vạch đen trắng hoặc các ký hiệu có thể được thiết bị đọc mã nhận diện.

Nói một cách đơn giản, mã số là dữ liệu, còn mã vạch là cách biểu diễn dữ liệu đó để máy có thể đọc được.

Một phần mềm có thể tạo hình ảnh EAN-13 từ bất kỳ dãy số phù hợp về cấu trúc. Tuy nhiên, việc tạo ra hình ảnh này không chứng minh dãy số đã được cấp quyền sử dụng theo hệ thống GS1.

2. Có phải cứ tự tạo mã vạch là được?

Câu trả lời phụ thuộc vào mục đích sử dụng.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần mã nội bộ để quản lý kho, phân loại hàng hóa hoặc theo dõi sản phẩm trong hệ thống riêng, có thể xây dựng hệ thống mã phù hợp với nhu cầu nội bộ.

Nhưng nếu muốn định danh sản phẩm theo hệ thống GS1 để sử dụng trong chuỗi cung ứng thương mại, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký quyền sử dụng mã số mã vạch theo quy định.

Đặc biệt, không được tự ý sử dụng tiền tố mã quốc gia Việt Nam 893 khi chưa được cấp quyền sử dụng tương ứng.

Cần nhớ rằng: Máy quét đọc được mã không có nghĩa mã đó đã được đăng ký hợp lệ.

3. Những rủi ro khi tự tạo và tự ý sử dụng mã vạch

Hiện nay, có không ít doanh nghiệp, cơ sở sản xuất và người kinh doanh tự tạo dãy số, dùng phần mềm tạo mã vạch rồi in lên bao bì sản phẩm.

Một số trường hợp chỉ phục vụ quản lý nội bộ, nhưng cũng có trường hợp sử dụng mã tự tạo như thể đó là mã số GS1 hợp lệ hoặc tự công bố thông tin mã số mà chưa có căn cứ phù hợp.

Việc này có thể dẫn đến nhiều rủi ro:

Thứ nhất: Mã không có quyền sử dụng hợp lệ.

Doanh nghiệp có thể tạo được mã vạch nhưng không có quyền sử dụng dãy mã tương ứng. Đặc biệt, việc tự ý sử dụng đầu mã 893 khi chưa được cấp quyền có thể vi phạm quy định về mã số mã vạch.

Thứ hai: Trùng mã sản phẩm.

Nếu nhiều sản phẩm khác nhau cùng sử dụng một dãy mã, hệ thống bán hàng và quản lý kho có thể nhận diện nhầm sản phẩm, gây sai lệch dữ liệu tồn kho, giá bán hoặc thông tin hàng hóa.

Thứ ba: Không được đối tác chấp nhận.

Các hệ thống siêu thị, nhà phân phối và sàn thương mại điện tử có thể yêu cầu mã sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng, có khả năng xác minh và đáp ứng tiêu chuẩn riêng.

Thứ tư: Thông tin khai báo không thống nhất.

Tên sản phẩm, nhãn hiệu, chủ sở hữu, quy cách đóng gói và thông tin trong cơ sở dữ liệu có thể không khớp với thực tế.

Thứ năm: Nguy cơ bị xử lý vi phạm hành chính.

Tùy hành vi, doanh nghiệp có thể bị xử phạt và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Không phải mọi trường hợp tự tạo mã nội bộ đều vi phạm. Điều quan trọng là phải phân biệt rõ mã quản lý nội bộ với mã định danh sản phẩm GS1 và sử dụng đúng mục đích.

4. Quy trình đúng để có mã vạch cho sản phẩm

Nếu muốn đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối và sử dụng mã GS1, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng

Bạn cần xác định sản phẩm chỉ cần mã quản lý nội bộ hay cần mã định danh GS1 để tham gia chuỗi cung ứng.

Bước 2: Thực hiện đăng ký mã số mã vạch

Đối với mã GS1 có tiền tố 893, doanh nghiệp thực hiện đăng ký với cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành.

Sau khi được cấp tiền tố mã doanh nghiệp, cần phân bổ mã cho từng sản phẩm phù hợp và thực hiện khai báo, cập nhật thông tin theo yêu cầu.

Bước 3: Tạo hình ảnh mã vạch

Khi đã có dãy mã phù hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng để tạo hình ảnh mã vạch.

Các loại mã thường gặp trong bán lẻ gồm EAN-13 và UPC-A. Việc lựa chọn loại mã phải phù hợp với mục đích sử dụng và yêu cầu của đối tác.

Bước 4: Thiết kế và in tem nhãn

Đưa mã vạch vào thiết kế tem nhãn, lựa chọn kích thước phù hợp, vật liệu decal và ribbon tương ứng.

Sau khi in, cần kiểm tra chất lượng mã và khả năng quét thực tế.

5. Đầu mã 893 có phải là hàng sản xuất tại Việt Nam?

Đây là một hiểu lầm khá phổ biến.

893 là tiền tố mã quốc gia được GS1 phân bổ cho GS1 Việt Nam. Nó thể hiện tổ chức GS1 quản lý việc cấp mã, không phải bằng chứng xác định nơi sản xuất hàng hóa.

Một sản phẩm mang mã bắt đầu bằng 893 không đương nhiên được sản xuất tại Việt Nam. Ngược lại, một sản phẩm sản xuất tại Việt Nam cũng có thể sử dụng mã được cấp bởi một tổ chức GS1 ở quốc gia khác trong những trường hợp phù hợp.

Muốn xác định xuất xứ hàng hóa, cần căn cứ vào thông tin xuất xứ và hồ sơ liên quan, không thể chỉ nhìn vào ba chữ số đầu của mã vạch.

6. Góc Mã Vạch có thể hỗ trợ bạn những gì?

Sau khi doanh nghiệp đã xác định được dãy mã phù hợp và cung cấp thông tin cần thiết, Góc Mã Vạch có thể hỗ trợ:

Tạo hình ảnh mã vạch từ dãy dữ liệu khách hàng cung cấp.
Tạo mã EAN-13, Code 128 và các loại mã phù hợp với yêu cầu kỹ thuật.
Thiết kế tem nhãn sản phẩm theo kích thước và nội dung yêu cầu.
Bố trí mã vạch, tên sản phẩm, quy cách và các thông tin liên quan.
In tem nhãn theo số lượng yêu cầu.
Kiểm tra mẫu in và khả năng đọc mã trong phạm vi kỹ thuật.

Phân định trách nhiệm: Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác, quyền sử dụng của dãy mã, nội dung thông tin sản phẩm và việc đăng ký mã số mã vạch theo quy định. Góc Mã Vạch chịu trách nhiệm thực hiện công việc kỹ thuật theo dữ liệu và yêu cầu đã được khách hàng xác nhận.

Chúng tôi không phải đơn vị cấp mã GS1 và không thay khách hàng thực hiện nghĩa vụ đăng ký mã số mã vạch.

7. Kết luận

Muốn có mã vạch cho sản phẩm để bán hàng, bạn không nên bắt đầu bằng việc tìm một phần mềm tạo mã vạch miễn phí.

Hãy bắt đầu bằng việc xác định đúng mục đích sử dụng, lựa chọn hệ thống mã phù hợp và đảm bảo quyền sử dụng mã số theo quy định.

Khi đã có dữ liệu phù hợp, việc tạo mã vạch, thiết kế và in tem nhãn sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Góc Mã Vạch – Barcode • Tem nhãn • Máy in • Dữ liệu

Bạn cần tạo mã vạch, thiết kế hoặc in tem nhãn cho sản phẩm? Hãy liên hệ Góc Mã Vạch để được hỗ trợ về giải pháp kỹ thuật.

Website: https://gocmavach.com

---

Liên kết pháp lý tham khảo:

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin tham khảo về kỹ thuật và quy định sử dụng mã số mã vạch, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.

Search This Blog

Góc Mã Vạch